Se préparer pour un voyage d’affaires peut relever du véritable parcours du combattant. Entre les réunions à caler, les affaires à ne pas oublier et les imprévus de dernière minute, on peut vite être dépassé.
Mais avec un peu de méthode et les bons outils, on peut transformer ce défi en une mission parfaitement réussie.
Préparer son départ : la planification et l’organisation sont de mise
L’élément clé d’un voyage d’affaires qui se déroule sans accroc : une bonne préparation en amont.
Avant de partir, pensez à vérifier tous les détails concernant votre voyage. La première étape consiste à revérifier vos vols et votre hébergement. Assurez-vous que vos horaires de vol sont compatibles avec votre emploi du temps pro et que l’hôtel choisi est situé à proximité de vos rendez-vous ou des lieux pro stratégiques. Pour vous simplifier la vie, utilisez des applications dédiées au voyage qui vous permettent de centraliser toutes vos réservations au même endroit. Un gain de temps considérable qui permet également d’éviter le stress le jour du départ !
La seconde étape essentielle concerne toute la partie administrative : vérifiez la date limite de validité de votre passeport et si besoin, obtenez les visas nécessaires pour entrer sur le territoire de votre pays d’accueil. Pensez également à l’assurance voyage, souvent oubliée pourtant très utile en cas d’imprévu. Autre point important : préparez une copie digitale de vos documents importants (billet d’avion, réservation hôtel, itinéraire etc.) que vous pourrez conserver sur votre smartphone ou dans le cloud.
Enfin, dernier point non négligeable dans la préparation : l’agenda pro. N’hésitez pas à recontacter vos partenaires ou clients sur place afin de confirmer vos rendez-vous et leurs horaires. Et pourquoi ne pas se fixer quelques objectifs par réunion afin d’optimiser son temps ? L’idée étant bien sûr que chaque rendez-vous soit profitable et vous fasse avancer dans vos projets. Prévoyez également des créneaux “pause” dans votre emploi du temps afin de vous ressourcer et éventuellement gérer un décalage horaire.
Les équipements et technologies à emporter
Sur le plan de votre efficacité et de votre confort, bien choisir les équipements que vous emportez avec vous peut faire toute la différence durant vos voyages d’affaires.
D’abord, un ordinateur portable sera indispensable pour pouvoir travailler de manière efficace tout au long de vos déplacements professionnels. Choisissez-le léger, performant et doté d’une bonne autonomie de batterie. Cela est particulièrement important si vous comptez travailler pendant les longs trajets en train ou en avion.N’oubliez pas d’emporter tous les accessoires indispensables pour l’utilisation de votre ordinateur portable : chargeur du téléphone, souris et adaptateurs de prise électrique adaptés au pays où vous vous rendez.
Avec votre ordinateur, un smartphone restera l’un des outils les plus importants pour vous permettre de rester connecté durant vos voyages professionnels. Téléchargez toutes les applications qui vous seront utiles : gestion des emails, vidéoconférence, cartes interactives pour faciliter votre orientation en ville… Pensez également à emporter un chargeur portable qui pourra s’avérer très utile pour éviter une panne de batterie pendant vos déplacements.
Sur le plan des accessoires technologiques dédiés aux voyages, plusieurs équipements peuvent améliorer votre confort durant vos longs déplacements.Vous voyagez souvent en avion ou en train ? Un casque antibruit sera l’accessoire indispensable pour pouvoir travailler sereinement ou vous reposer dans le calme.Un hotspot Wi-Fi portable pourra également s’avérer utile pour garantir une connexion Internet stable si vous devez souvent travailler dans des endroits où le Wi-Fi est peu fiable (hôtel, aéroport…).
Enfin, un organisateur de câbles vous permettra de garder tous vos fils et accessoires bien rangés et accessibles facilement dans votre bagage à main.
Gérer les aspects pro durant le voyage
Ne perdez pas le contact avec vos équipes et vos partenaires !
Pensez à bien configurer votre mobile pour recevoir des appels et des messages d’outre-mer, et pourquoi ne pas souscrire à un forfait international auprès de votre opérateur ? Évitez les frais d’itinérance. Utilisez les applications de messageries instantanées et de collaboration en ligne. Elles vous permettent de rester connectés et d’échanger des informations en temps réel avec vos collègues.
Gérez également vos documents grâce aux services de stockage en ligne. Ils vous permettent d’accéder à vos fichiers quand vous le souhaitez et où que vous soyez. Partagez facilement des documents importants avec vos partenaires commerciaux, même si vous êtes loin de votre bureau. Organisez toutefois vos fichiers de façon logique pour les retrouver rapidement.
Enfin, gérez votre temps : profitez des temps de transports pour avancer sur vos projets ou préparer vos réunions. Si certains se fixent des créneaux horaires pendant lesquels ils travailleront, d’autres préfèrent une approche plus libre. Fixez-vous des horaires qui vous sont propres et respectez vos routines, elles vous permettront de rester productif tout au long du voyage.
Stratégies pour gagner du temps et privilégier le confort
Voyager plus vite, mieux et de manière plus confortable peut vous aider à trouver un équilibre idéal entre votre vie professionnelle et personnelle.
Une astuce ? Organiser votre valise comme un pro. Travel light ! Choisissez une valise à roulettes facilement manoeuvrable et rangez vos vêtements par tenue. Pensez aux sacs de compression pour réduire l’encombrement. Optez pour des vêtements multifonctionnels qui peuvent convenir à une réunion d’affaires ou à une soirée gastronomique et qui sont conçus pour le voyage.
Évitez le stress des déplacements en réduisant au maximum le temps passé dans les aéroports et les gares. Arrivez suffisamment tôt pour ne pas avoir à subir de files d’attente. Si vous prenez l’avion régulièrement, envisagez l’adhésion aux programmes permettant de passer en priorité les contrôles de sécurité. Une fois à bord, profitez du temps du vol pour vous relaxer ou travailler, selon vos besoins du moment. N’oubliez pas de vous hydrater : la déshydratation en altitude a des effets néfastes sur l’organisme.
Voici quelques stratégies supplémentaires :
- Téléchargez une application de suivi des vols qui vous enverra des mises à jour en direct.
- Apportez des collations saines avec vous pour contrecarrer les options peu nutritives proposées dans les aéroports.
- Investissez dans des accessoires de confort, comme un coussin de voyage ou des écouteurs antibruit.
- Réservez à l’avance vos transports, transferts ou taxis, pour ne pas perdre de temps quand vous arriverez à destination.
- Établissez une liste de contrôle avant votre départ pour être sûr de n’oublier aucune étape, y compris les documents de voyage et les chargeurs électroniques.
Prenez soin de vous sur le plan physique et mental. Prévoyez du temps pour vous détendre et décompresser, si possible en découvrant la ville, en profitant des installations de l’hôtel ou même en faisant du sport. Adoptez des routines de relaxation – méditation, exercices de respiration – qui vous permettront d’affronter sereinement les exigences du voyage et de rester concentré sur vos objectifs. Grâce à ces stratégies, vous profiterez pleinement de votre voyage d’affaires sans perdre le rythme et en gardant toute votre énergie et votre motivation.
